Meilleures Pratiques pour L’utilisation de Case Center (juin 2023)

    A. Introduction

    L’organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI) utilise Case Center (auparavant CaseLines) afin de présenter les documents lors des audiences disciplinaires et des audiences relatives à l’inscription. Case Center est une plateforme numérique infonuagique qui permet aux utilisateurs de téléverser, d’échanger et de présenter des documents par voie électronique. Dans le cadre des procédures, on utilise Case Center pour soumettre, présenter et consulter des documents ainsi que pour se reporter à ces derniers lors des audiences électroniques, hybrides et en personne.

    Dans le cadre des procédures électroniques et hybrides de l’OCRI, Case Center est utilisé en complément de plateformes de vidéoconférence comme Webex (consultez le document Pratiques exemplaires en matière de procédures électroniques).

    Dans le présent document, on entend par « participant » les parties à une procédure, leurs avocats, leurs mandataires, leur personnel de soutien, les témoins, les membres de la formation d’instruction, le sténographe judiciaire et le greffier, mais non les membres du public ou des médias qui ont été admis dans une salle d’audience virtuelle pour observer la procédure, mais pas pour y participer.

    Case Center est utilisé à la fois pour la préparation de l’audience et lors du déroulement de cette dernière. Les parties et les membres des formations d’instruction peuvent prendre des notes personnelles, relever des points saillants, créer des papillons adhésifs et ajouter d’autres annotations dans les documents. Ces annotations sont confidentielles et ne peuvent être consultées que par leur auteur ou par les personnes ou groupes particuliers à qui elles ont été transmises.

    Lors d’une audience, les participants peuvent utiliser Case Center pour examiner et présenter les éléments de preuve, les observations et les textes faisant autorité. Case Center offre des fonctionnalités qui permettent à un présentateur de diriger toutes les personnes associées à une affaire vers une page ou une section précise dans les documents. Par exemple, si un avocat souhaite qu’un témoin se reporte au paragraphe 25 d’un document particulier, il peut attirer l’attention de tous les participants et s’assurer que le témoin, la formation d’instruction et l’avocat de la partie adverse sont tous à la même page du document, sans jamais accéder à son ordinateur ou à son écran.

    Voici les pratiques exemplaires relatives à Case Center à appliquer dans le cadre des procédures de l’OCRI.

    B. Exigences techniques
    1. Tous les participants ont besoin d’un ordinateur portable, d’un ordinateur de bureau ou d’une tablette pour accéder à Case Center.
    2. Une bonne connexion Internet (réseau local, Wi-Fi ou LTE) est nécessaire pour ouvrir une session dans Case Center et accéder aux documents de l’audience. Il est possible de vérifier sa connexion Internet à l’écran « Examen » de Case Center.
    3. Bien qu’ils n’y soient pas tenus, les participants peuvent utiliser un deuxième écran, ou un écran ou appareil plus grand pour profiter d’une meilleure expérience lors des audiences électroniques et hybrides. Cela leur permettra d’accéder à une plateforme vidéo ou audio (p. ex., Webex) et de consulter les documents (dans Case Center) sur des écrans distincts ou plus grands.
    C. Accès à Case Center
    1. Si vous avez été désigné comme participant à une procédure, vous recevrez une invitation par courriel provenant de l’adresse noreply@caselines.com et vous indiquant comment vous inscrire et accéder à l’affaire dans Case Center. Cliquez sur le bouton « S’inscrire » à la page d’accueil, puis saisissez vos renseignements. Un courriel sera envoyé à l’adresse qui a été utilisée pour l’inscription aux fins de vérification. Vous n’aurez besoin de vous inscrire qu’une seule fois. Vous pouvez également vous inscrire au préalable en tant qu’utilisateur de Case Center à l’adresse canada.caselines.com. Une fois l’inscription terminée, vous aurez accès à toutes les affaires dans Case Center pour lesquelles votre participation a été sollicitée.
    2. Toutes les procédures dans Case Center sont créées et gérées par l’administratrice nationale des audiences dans le cas d’une audience tenue en vertu des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées, et par la secrétaire générale dans le cas d’une audience tenue en vertu des Règles visant les courtiers en épargne collective. L’accès aux affaires doit être demandé au Bureau des audiences, qui peut l’accorder.
    D. Structure des affaires
    1. Chaque affaire est composée de ce qui suit :
      1. un ensemble principal de documents (l’équivalent virtuel d’une boîte de documents), où tous les documents sont conservés;
      2. des sections, c’est-à-dire des dossiers électroniques qui permettent de structurer les documents à l’intérieur de l’ensemble principal;
      3. des sous-ensembles, qui contiennent chacun des documents classés par catégorie ou par groupe d’utilisateurs (p. ex., personnel de la Mise en application, intimé, formation, témoin, pièces) au sein de l’ensemble principal.
    2. Le Bureau des audiences sont les seules personnes qui ont accès à l’ensemble principal. Le Bureau des audiences est tenue de créer des sous-ensembles et des sections pour chaque affaire dans Case Center. Selon leur rôle, les participants ont accès aux sections et aux sous-ensembles pertinents de l’affaire.
    3. Case Center compte deux espaces de travail principaux, auxquels il est possible d’accéder à partir de « Accueil du cas », « Liste des cas », « Examiner les preuves » (ou l’écran « Examen ») et « Mettre à jour le dossier » (ou l’écran « Mettre à jour »).
    4. La structure des affaires et les conventions d’appellation et de numérotation de Case Center utilisées dans le cadre des procédures disciplinaires et des procédures relatives à l’inscription se trouvent à l’Annexe – Normalisation.
    E. Avant l’audience : préparation et téléversement des documents dans Case Center
    1. Il est nécessaire de téléverser les documents dans Case Center pour toutes les procédures. Il peut y avoir des exceptions dans les cas où les parties font face à des circonstances extraordinaires qui les empêchent d’accéder à Case Center.
    2. Les parties doivent téléverser leurs documents et faire des essais dès que possible ou au moins sept jours avant la date prévue de l’audience afin que la plateforme soit utilisée efficacement lors de l’audience.
    3. Les parties ne doivent pas envoyer par courriel leurs documents au Bureau des audiences. De même, elles ne sont pas tenues de fournir des copies papier de leurs documents, à moins que la formation d’instruction ou le Bureau des audiences ne le demande expressément.
    4. Les documents téléversés dans Case Center ne sont pas considérés comme « déposés » au sens des Règles et ne font pas partie du dossier d’audience à moins que la partie n’en fasse expressément la demande et que le Bureau des audiences n’accepte qu’ils soient « déposés » ou désignés comme pièces, puis consignés au dossier pendant l’audience.
    5. Les documents téléversés ne sont pas accessibles pour examen par la formation avant le début de l’audience, à moins que la partie qui les a téléversés ne demande expressément qu’ils soient transmis au préalable. Le téléversement de documents dans Case Center est similaire à la présentation de documents « aux fins d’identification », dont la totalité ou une partie peut être désignée comme pièces dans le dossier pendant l’audience.

    Format et taille des documents

    1. Il est possible de téléverser les documents sous plusieurs formats, y compris Word (.doc), Excel (.xlsx), Adobe (.pdf), ainsi que des courriels, des fichiers audios et vidéos et d’autres formes de médias.
    2. Afin que les documents soient rapidement traités par Case Center et accessibles aux fins d’examen immédiatement après leur téléversement, les documents de grande taille (plus de 1 000 pages) devraient être divisés en petites sections (500 pages ou moins). Chaque document ne doit pas dépasser 2 Go.

    Téléversement des documents

    1. Les parties sont tenues de téléverser leurs documents en utilisant les conventions d’appellation qui se trouvent dans l’Annexe – Normalisation.
    2. L’espace de travail « Mettre à jour » vous permet de téléverser des documents et de mettre à jour votre affaire ou vos documents. Pour y accéder, cliquez sur « Mettre à jour le dossier » à l’écran « Liste des cas ».
    3. Pour téléverser des documents, repérez votre affaire dans la « Liste des cas », puis cliquez sur « Mettre à jour le dossier » :
      1. Allez à « Sections » en haut de l’écran;
      2. Sélectionnez le bon sous-ensemble (p. ex., intimé, personnel de la Mise en application);
      3. Cliquez sur « Télécharger le(s) document(s) » à côté de la section pertinente.
        Vous pouvez cliquer sur les documents et les faire glisser dans la boîte ou sélectionner « Ajouter des fichiers », puis choisir les fichiers que vous souhaitez téléverser.
    4. Avant de téléverser vos documents, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne section et le bon sous-ensemble. Si vous avez téléversé le mauvais document ou avez choisi la mauvaise section, vous pouvez déplacer le document en allant à « Section », « Mettre à jour tous les documents », puis « Déplacer ». Vous pourrez ainsi sélectionner la bonne section. Une fois le déplacement effectué, vérifiez que le document a été déplacé et numéroté correctement dans la section. Ainsi, tous les documents seront bien classés et facilement accessibles pendant l’audience.
    5. Chaque document est automatiquement numéroté et inséré dans la table des matières créée dans Case Center, qui se trouve à gauche de l’écran « Examen ». L’index est créé selon les noms des fichiers qui sont téléversés par les parties et, au besoin, chaque entrée de l’index peut être modifiée et réorganisée après que les fichiers ont été téléversés.
    6. Il est possible de conserver les signets contenus dans les documents PDF téléversés dans Case Center. Au moment de téléverser vos documents PDF, utilisez l’option « Télécharger un PDF avec signet dans une seule section » plutôt que l’option « Télécharger le(s) document(s) ». Case Center repérera ainsi les signets de niveau 1 et divisera le document PDF en documents distincts. Ces derniers seront ensuite classés par numéro dans la table des matières. Tous les hyperliens qui se trouvent dans les documents seront conservés. Les documents doivent comporter uniquement des signets de niveau 1. N’utilisez pas de signets de niveau 2, car ils pourraient empêcher Case Center de lire correctement les signets et de téléverser les documents dans les sections appropriées.
    7. Le système de numérotation de Case Center est appliqué une fois les documents téléversés, et un index est généré automatiquement. N’utilisez pas de numéros d’onglet dans la description de vos signets (p. ex., onglet 1, onglet 2). Si vous choisissez d’utiliser des numéros d’onglet dans la description des signets ou si vous avez une page de couverture ou un index, vous devrez peut-être numéroter de nouveau vos documents manuellement après les avoir téléversés pour veiller à ce que les numéros des documents correspondent aux numéros de vos onglets (c.-à-d., le no 1 correspond à l’onglet 1, etc.). Dans ce cas, vos pages de couverture et d’index peuvent être numérotées selon le modèle « 00-C » ou « 00-I ».

    Hyperliens menant vers des sources en ligne

    1. Lorsque cela est possible, les textes faisant autorité peuvent être hyperliés à des sources publiques accessibles gratuitement (p. ex., le site Web de l’OCRI, les sites Web des autorités en valeurs mobilières, des tribunaux ou de la Cour, CanLII, Lois-en-ligne). Case Center reconnait et conserve tous les hyperliens menant vers des sources accessibles au public.

    Hyperliens menant vers d’autres documents

    1. Si les textes faisant autorité ou d’autres documents dont vous disposez ne sont pas accessibles en ligne, des extraits et des documents pertinents peuvent être téléversés au préalable dans Case Center, puis être hyperliés au document principal à l’aide de la plateforme (p. ex., les décisions téléversées dans le cahier des textes faisant autorité peuvent être hyperliées aux citations dans les observations écrites).
    2. Voici comment créer un hyperlien interne :
      • Téléversez au préalable le document que vous souhaitez hyperlier dans Case Center (p. ex., le cahier des textes faisant autorité);
      • Ouvrez le document, faites défiler vers la page ou le paragraphe particulier, puis cliquez sur « Copier lien » sous « Afficher »;
      • Insérez le lien dans votre document principal (p. ex., observations écrites), qui n’a pas encore été téléversé dans Case Center;
      • Téléversez le document principal dans Case Center et essayez d’ouvrir vos liens (notez que les hyperliens peuvent prendre du temps à s’ouvrir).
    F. Lors de l’audience : présentation et examen des éléments de preuve et des observations

    Examiner des documents

    1. Ouvrez une session dans Case Center, puis sélectionnez votre affaire dans la liste des affaires avant le début de l’audience. Vous pouvez consulter vos affaires à venir dans Case Center en cliquant sur « Afficher les audiences » en haut de l’écran. Cette page fournit une liste de vos affaires à venir ainsi que les dates et les liens de vidéoconférence (Webex) pour les audiences virtuelles et hybrides.
    2. Après avoir sélectionné votre affaire, lancez l’option « Examen des preuves ». L’espace « Examen » constitue l’espace de travail principal que vous utiliserez pour naviguer dans les documents liés à l’affaire.
    3. Pendant l’audience, sélectionnez le sous-ensemble « Audience » dans l’espace de travail « Examen ».

    Faire ou suivre une présentation

    1. Les parties qui présentent des éléments de preuve et des observations lors de l’audience peuvent attirer l’attention de la formation d’instruction, des témoins et d’autres participants sur une page précise d’un document au moyen de l’option « Trouver » ou « Mode présentateur » en haut de l’écran, puis en cliquant sur « Diriger les autres à la page ». Cela permet d’envoyer à tous les participants un message qui propose de les diriger vers une page en particulier. Vérifiez que vous êtes à la bonne page avant de diriger les autres vers cette dernière.
    2. Les parties peuvent également utiliser le mode présentateur, qui permet aux autres participants de suivre la présentation sans intervenir pendant l’audience. Pour utiliser cette fonction, cliquez sur « Mode présentateur », puis sur « Démarrer ». Un cadre rouge apparaîtra autour du volet « Examen » pour vous indiquer que vous êtes en mode présentateur. Tous les autres participants recevront une invitation à suivre la présentation. Ils devront accepter de « Suivre » le présentateur et sélectionner leur nom sous « Mode présentateur ». Le présentateur saura qui suit sa présentation en consultant la liste de noms affichée en haut de l’écran.
    3. L’onglet « Mode présentateur » peut être épinglé afin d’être toujours ouvert, même lorsque vous choisissez une autre option. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de la punaise en haut à droite.
    4. Lorsque vous êtes en mode présentateur ou que vous dirigez les autres participants vers une page en particulier, n’oubliez pas de sélectionner les groupes visés par votre présentation. Vous pouvez sélectionner uniquement les parties et les membres de la formation (sous « Avocats, juges, personnel judiciaire ») et exclure les témoins (sous « Témoin ») ou adresser votre présentation aux deux groupes.
    5. Si votre présentation n’est pas destinée aux témoins ou si vous ne dirigez pas ces derniers vers une page en particulier, ils ne verront aucun document, et ils ne pourront pas non plus défiler vers le bas ou se diriger vers d’autres documents. Si vous voulez que les témoins voient votre présentation ou qu’ils soient dirigés vers une page, leur affichage sera limité au document ou à la page que vous présentez. Lors d’une présentation, les témoins ne pourront voir que le document présenté. Si vous dirigez un témoin vers une page, vous devrez le diriger vers chaque nouvelle page, même si vous faites défiler le document vers le bas, puisqu’il n’aura pas accès au document en entier.
    6. Un court délai pourrait s’écouler lorsqu’un présentateur passe d’un document à un autre ou dirige les participants vers une page précise. Dans tous les cas, le présentateur devra peut-être ralentir, faire une pause et confirmer que tout le monde est au même endroit.

    Volets doubles

    1. Le mode volets doubles est pratique et efficace pour l’examen et la présentation des documents. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Double volet » dans le coin supérieur droit de l’écran d’affichage (repérez les deux petits rectangles qui se chevauchent l'icône de deux petits rectangles qui se chevauchent). Un deuxième volet d’affichage s’ouvrira pour que vous puissiez consulter deux documents côte à côte.
    2. Les participants peuvent suivre un présentateur ou être dirigés vers une page précise dans le premier volet de lecture et examiner d’autres documents en même temps dans le deuxième volet. Les deux volets sont indépendants l’un de l’autre. Cette fonction permet de naviguer dans les documents et de les annoter dans un volet tout en consultant les documents présentés par le présentateur dans un autre volet.
    3. Vous pouvez également utiliser les volets doubles pour effectuer des recherches et consulter des résultats dans des volets distincts, comparer des documents côte à côte, examiner des observations et ouvrir des liens afin d’accéder à deux documents en même temps.

    Fonctions de recherche

    1. Lorsque des documents sont téléversés dans Case Center, tout le texte contenu dans ces derniers est numérisé (au moyen de la reconnaissance optique de caractères [ROC]). Vous pouvez ainsi rechercher n’importe quel document téléversé, y compris des courriels et du texte manuscrit. Vous pouvez lancer une recherche dans l’ensemble du dossier, dans un document en particulier ou dans une section précise à l’aide de la fonction « Trouver ».

    Notes et annotations

    1. Une fois les documents téléversés, dans la section « Notes », vous pouvez ajouter des notes, les filtrer et les modifier, annoter des documents et classer vos notes à votre manière.
    2. Les notes et annotations sont confidentielles par défaut, ce qui signifie que vous seul, en tant que créateur de notes, pouvez les voir. Il faut prendre des mesures supplémentaires pour transmettre des notes à d’autres personnes, c’est-à-dire à tous ceux qui ont accès à l’affaire ou aux membres d’un groupe commun.
    3. Les participants peuvent utiliser différentes couleurs pour leurs notes et, pour faciliter les choses, attribuer une couleur à chaque groupe : par exemple, bleu pour le personnel de la Mise en application, vert pour l’intimé, mauve pour les membres de la formation.

    Désigner des documents en tant que pièces

    1. Le greffier ajoutera la mention « Pièce de l’OCRI no… DATE » sur les documents désignés en tant que pièces pendant l’audience et les déposera dans le dossier d’audience. Les pièces désignées seront conservées dans le sous-ensemble des pièces, auquel il sera possible d’accéder.
    G. Après l’audience : accès aux notes et aux pièces
    1. Tous les participants ont accès à l’affaire, y compris aux documents désignés en tant que pièces dans le dossier d’audience et à leurs notes après l’audience. Aucun document ne doit être retiré ou modifié après l’audience.
    2. Le dossier est fermé dans Case Center, et aucun participant ne peut y accéder 30 jours après la fin de la procédure (c.-à-d. après que la décision définitive a été rendue par la formation d’instruction).
    3. Il est possible que le sous-ensemble des pièces ne contienne pas le dossier d’audience définitif et complet de l’affaire. Si une partie a besoin d’une copie du dossier d’audience, elle doit en faire la demande au Bureau des audiences, conformément aux Règles.
    Annexe – Normalisation

    Quand les participants téléversent et consultent des documents dans Case Centre, ils devraient toujours utiliser les conventions d’appellation et de numérotation ainsi que les couleurs ci-dessous pour faciliter le repérage et les renvois.

    Remarque : Les conventions d’appellation, les abréviations et les numéros de dossier propres à une partie en particulier ne devraient pas figurer dans le nom d’un document.

    Nom de l’affaire
    Nom de l’intimé_année du début de la procédure (p. ex. Smith_2022)

    Numérotation
    Numérotation simple des documents ou des pages, commençant à 1 ou 01 (au lieu de 000001)

    Date
    JJMMMAAAA (p. ex. 19DEC2022)

    Couleur des notes
    Personnel de la mise en application [bleu]
    Intimé [vert]
    Formation [violet]

    Nom du document
    Partie_titre du document_affaire_date du document (JJMMMAAAA)
    Par exemple : Personnel de la mise en application_cahier des pièces_Smith_28JAN2022
    Intimé_argumentaire_Smith_16FEV2022

    Numéro et nom des onglets
    N’utilisez pas de numéros d’onglets dans la description de vos signets (p. ex. onglet 1, onglet 2, etc.). Utilisez plutôt un nom indiquant la nature du document. Des numéros de document et des numéros de page seront automatiquement attribués par Case Center, qui créera un index et paginera tous les documents une fois qu’ils auront été téléversés.

    Sections(voir l’ensemble des conventions d’appellation plus bas)

    Abréviations courantes

    E = Entente
    CA = Cahier de textes faisant autorité
    CP = Cahier des pièces
    DO = Décisions/ordonnances
    MA = Mise en application
    C = Commun
    R = Responsabilité
    RQ = Requête
    AA = Avis d’audience
    AD = Autres documents
    S = Sanction
    QP = Questions de procédure
    AP = Actes de procédure

    I = Intimé
    REP = Réponse
    D = Dossier
    AS = Documents à accès restreint (réservés à la partie qui les a téléversés dans CaseLines)
    AR = Audience de règlement
    ER = Entente de règlement
    CPS = Cahier des pièces supplémentaire
    EA = Exposé des allégations
    SS = Documents mis sous scellés
    T = Transcriptions
    NC = Documents non caviardés
    A = Argumentaire

    Sous-ensembles

    Audience sur la responsabilité
    Audience sur les sanctions (ce sous-ensemble sera ajouté à la fin de l’audience sur la responsabilité)
    Audience sur requête / d’examen d’une demande
    Audience de règlement
    Mise en application<
    Intimé
    Formation
    Témoin
    Pièces

    Sections
    Audiences contestées
    Documents généraux

    AP – Actes de procédure
    T – Transcriptions
    DO – Décisions/ordonnances
    QP – Questions de procédure (QP, etc.)
    NC = Documents non caviardés
    SS = Documents mis sous scellés

    Responsabilité

    RCPM – Cahier des pièces de la Mise en application
    RCPSM – Cahier des pièces supplémentaire de la Mise en application
    RCPI – Cahier des pièces de l’intimé
    RCPSI – Cahier des pièces supplémentaire de l’intimé
    RAM – Argumentaire de la Mise en application
    RAI – Argumentaire del’intimé
    RCAM – Cahier de textes faisant autorité de la Mise en application
    RCAI – Cahier de textes faisant autorité de l’intimé
    RADM – Autres documents de la Mise en application
    RADI – Autres documents de l’intimé
    RARM – Documents à accès restreint de la Mise en application (réservés au personnel)
    RARI – Documents à accès restreint de l’intimé (réservés à l’intimé)

    Sanctions (*des sections portant sur les sanctions seront ajoutées à la conclusion d’une audience sur la responsabilité)

    SCPM – Cahier des pièces de la Mise en application
    SCPI – Cahier des piècesde l’intimé
    SAM – Argumentaire de la Mise en application
    SAI – Argumentaire del’intimé
    SCAM – Cahier de textes faisant autorité de la Mise en application
    SCAI – Cahier de textes faisant autorité de l’intimé
    SADM – Autres documents de la Mise en application
    SADI – Autres documents de l’intimé
    SARM – Documents à accès restreint de la Mise en application (réservés au personnel)
    SARI – Documents à accès restreint de l’intimé (réservés à l’intimé)

    Requête/demande (*ces sections seront ajoutées seulement s’il y a des requêtes/demandes)

    RQDRM – Dossier de requête de la Mise en application
    RQDRI – Dossier de requête de l’intimé
    RQAM – Argumentaire de la Mise en application
    RQAI – Argumentaire de l’intimé
    RQCAM – Cahier de textes faisant autorité de la Mise en application
    RQCAI – Cahier de textes faisant autorité de l’intimé

    Audiences de règlement

    RER – Entente de règlement
    RCA = Cahier de textes faisant autorité
    RA – Argumentaire
    RDO – Décision/ordonnance

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